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80%的管理问题,都是沟通问题

2021-07-13 10:10:07 资讯 > 运营管理 > 编辑:张知涵 全屏查看

简介完整的沟通要有四个要素:一个发送者,一个接收者,发出来的信息,收到信息后给出的反馈。好的沟通需要这四样东西,要能形成一次又一次的闭环。

80%的管理问题,都是沟通问题

本文来自微信公众号管理的常识(ID:Guanlidechangshi),作者黄旭

沟通,是执行力的第一步,它决定了人们的行动是否都还在正确的方向上,能否按计划、有质量地去完成。

而这个检查跟进就是要通过高效的会议沟通才能完成。具体地说,就是要开好会。

如何开好会?我们先从几个沟通的基本概念聊起。以下,Enjoy:

沟通的四要素

完整的沟通要有四个要素:一个发送者,一个接收者,发出来的信息,收到信息后给出的反馈。

好的沟通需要这四样东西,要能形成一次又一次的闭环。

但在现实生活中、工作中,总是这样那样地掉链子。大家总是不能主动地形成一个个闭环。

比如,我在蒙特利尔的邻居老张和我说,他想在淘宝上订些东西,麻烦我去加拿大时,给他带一下。我说:“没问题。”然后呢?就没有然后了。

直到有一天,我收到两个包裹,拆开一看,不是我们家要订的东西。地址还写成隔壁小区的门牌号,只是我的名字、电话和小区名是对的。过了好久才反应过来,是老张订的。

然后我就说了老张一顿,我说下次你买了东西送来时要和我说一声,我差一点儿给丢垃圾桶。然后呢?又没了然后。过了一段时间又来了包裹,他还是没有提前通知我。唉!

再举一个例子,我申请了蒙特利尔的免费法语课程。网上申请后,项目的主管部门让我快递资料,我也全都照办。哪知道,一个多月过去了,网上申请的进度没有进展,还收到两次邮件催我交资料。

我也打了热线,还是没有找到原因。总之一定是哪里出问题了。我想别再纠结谁对谁错了,总得为达到目的多走一步吧。

我打电话给我太太,和她说不要用快递,希望她赶在圣诞节前最后一个工作日亲自跑一趟,再递一次资料。她就乘公共汽车转地铁,找到了那个在三楼的地址,发现根本没有那个部门。

在隔壁好心人的帮助下,我们才知道三四个月前他们已经搬到800米以外的地方。原来他们给我发的快递地址还是旧的。唉!

所以要想沟通得顺畅,四要素:发送者、接收者、信息、反馈,一个都不能少。

管理沟通的四个方面

最好的人才在哪里?

要么在你公司,要么在竞争对手那里。

那么我们请来了好的人才,怎么才能管理好呢?

要靠快速反馈!

我在沃尔玛美国出差的时候,看到过一本书《快速反馈》(FAST Feedback),作者是布鲁斯·图尔甘。书很薄,但FAST这四个方面对我管理沟通很有帮助。简单解释一下:

1.频率(frequency)

沟通要讲究频率,不同的沟通,要考虑需要隔多久一次最合适。比如新人加入时,是先紧后松,还是先松后紧。

我的一个福建做工程的客户,他们人力资源总监花了半年时间,喝茶聊天,终于挖到一个满意的总工。入职第一天见了面之后,这个人力资源总监就出差了,一个月后他回来时,这个新来的总工也辞职了。

2.准确(accurate)

沟通需要用准确的信息,比如找数据、做报表,收集准备好信息,能大大提高沟通效率。

3.具体(specific)

沟通表达要明确具体,目的就是要让对方明白清楚,减少歧义和误会,不要让对方猜测。

4.时效(timely)

什么事情可以等,什么不可以等。什么事情等到周会再说,什么事情不要发邮件,而是打电话,或者走过去马上当面谈。

什么事情是今天最重要的,什么事情是陈年旧账不要再提,这些都要搞清楚。

如何达成

高效的会议沟通

1.频率

我的建议是52次,退一步是26次。即最好每周一次,其次是两周一次。

过程管理,你做的次数越多,你就越有可能打败你的竞争对手。两次会议之间的时间间隔越短,说明你公司做事的节奏越快,可以提高成功的概率。

比如,每季度开一次此类会议,如果这个季度没做到,下次再跟进,半年就没了。

每月一次,这次没做到,要等下个月,一晃两个月就没了。

只要每周坚持跟进,一年就有52次机会去纠偏、去改善。

而在打关键战役时(比如电商的“双十一”),我们甚至需要天天开会,同时变成“996”的工作制度(朝九晚九,每周六天)。

就好像我们在一起建从上海到北京的高铁,我们每周都开工程进度会,每次开会大家都知道谁快了、谁慢了,为什么还没有把材料运到,谁需要增援去拉一把,等等。开会就是应该这样有压力,因为这是在打仗。

每一次会议,就像铁路上的枕木,我们应该一年有52块,最次也得有26块。那些一年只有4块和12块的公司肯定没有我们有52块的做得扎实。

我认识一个浙江的姚老板。他引进新人之后,觉得新人、老人磨合还是不行,于是他就在公司对面租了房子,每天请厨师做午饭。

这样一来Top10(Top10指领导班子,下同)每天都不用再发愁去哪儿吃饭,二来通过一起吃午饭,新人、老人可以在轻松的氛围里更好地磨合,三来这个午饭也让他们在一年内有200多天可以在一起聊项目进展。聪明吧!

2.Top10汇报为主,CEO和其他Top10成员反馈

如果前面都做好了,会议就比较简单直接:轮到Top10成员发言时,他只要说他负责的是哪个,然后逐个汇报进展就可以了。

我以前有个同事叫大鹏,他负责汇报一个教育Pad的项目。这个项目是为中小学提供电子书,取代传统的纸质课本。

开始时,他每次的汇报比较乱,于是我们帮他理了理。

那个项目的老板是一个技术发烧友,为了技术不计成本。而当时苹果iPad的价格越来越便宜,为了能让这个教育Pad卖得出去。

我们认为成本控制是第1重要的;第2重要的是内容如何和各省市的教育体系接轨,否则没有学校会用;第3重要的是渠道,即如何把产品卖出去。

从那以后,大鹏的汇报就有条理多了。他每次汇报只用说三个方面:成本、内容和渠道,然后逐个方面讲进展。

3.必须要有连续性

我在嘉御基金公司的卫老板说过:“每一个会议都要从上一个会议的结束开始。”

这就像说评书开场一样:“上回书说到……”,而不是每次都在开一个新的会议。

没有了连续性,也就没有责任感和紧迫感。

4.要坦诚

Top10成员之间沟通要坦诚,鼓励争吵。最怕不痛不痒,你好我好而其实最后谁都不好。

通则不痛,痛则不通。如果当面不能有什么说什么,总是让人猜测和揣摩;如果当面不讲,背后议论,那么公司很可能变得效率低下,反应迟钝。

马云说他和蔡崇信之间因为争吵,不知道摔坏了多少个手机。但是如果蔡崇信让他签什么字,把他卖了,那他也认了。

工作伙伴之间如果没有了坦诚的沟通,很多工作都会大打折扣,也将失去竞争力和人才。

过程管理,要耐得住寂寞,因为这是一个寻求量变到质变的活儿。

我们需要经常重新检视公司的会议——哪些要开,哪些要砍,哪些要改。要多思考怎么开会才更有价值。

除了体现执行力的会议之外,还应该看看要开哪些年度会议(如战略会、人才盘点会)、哪些季度会议、哪些月度会议(如经营分析会等),整理出一套适合自己的,且行之有效的会议沟通体系。

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Tags: 企业管理学 沟通的艺术 如何组织会议

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