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善用工具,事半功倍

2022-02-28 10:00:37 创业阅读 > 运营管理 > 编辑:张知涵 全屏查看

简介工具是为了解决特定问题。选对工具,善用工具,才能事半功倍。管理是一门复杂的艺术,因为复杂,总会遇到各种各样的问题。

善用工具,事半功倍

工具是为了解决特定问题。选对工具,善用工具,才能事半功倍。管理是一门复杂的艺术,因为复杂,总会遇到各种各样的问题。

比如,人工管理成本高,工作反馈有延误,怎么办?

比如,口头布置工作,理解不彻底,容易遗漏,无据可依,无法问责。怎么办?

比如,工作分解,多人执行,无法追踪。怎么办?

比如,留不住优秀人才怎么办?

有时候这些"怎么办"的问题,可以尝试借助工具来解决。

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分享三个案例。

1)创建任务。

比如,你觉得口头布置工作,员工理解不彻底,还容易遗漏,或许你可以借助工具来创建任务。

假设你突然有个想法,想安排同事去做,你当然可以用微信,说一段语音,或写两句文字。

但是,这样会有两个风险。第一:你会忘掉;第二:他会忘掉。你们很可能都不会“主动”想起来。

那怎么办?

在Teambition或飞书中,创建一个“任务”,设好3W(Who do What by When),也就是:任务内容,执行者,和截止时间。

你的同事收到“新任务提醒”后,还可以把它从“待处理”泳道,拖到“进行中”泳道。

“泳道”,其实是协同软件中的黑话,意思是一个个步骤,就像泳池的一条条独立泳道。所有任务,最终只能被完成,或者被取消,不能被忘掉。

2)内容管理。

比如,人工管理成本高,工作反馈有延误,这个问题你也可以借助工具来改善。

大家都知道,我最大的困扰就是时间不够用,一年几乎超过一半的时间我都在全国各地出差。

那我要怎么去管理大家呢?借助工具。

我举个简单的例子。

比如,内容管理。我们会在飞书创建一个创作流程。如果哪天我去办公室,负责选题的同学就会提前约好我的时间。接下来有一个动作,就是我们一起过选题。

然后,他会把这些选题放在选题库里。每周一内容部的同事都会开一次会,其中有一个动作,就是每个编辑从选题库中选择本周要完成的选题。

然后把选中的选题,从选题库移到“写作中”泳道。开始本周的工作。

到周五下班前,每个人再把已经完成的文章从“写作中”移到“待发布”泳道。

运营的同学,根据实际情况,从每个编辑的“待发布”泳道中选择要发布的文章,等文章发布后,再从“待发布”泳道移到“已发布”泳道。

一个选题,从“选题库”中被选择,经过“写作中”和“待发布”,一直到“已发布”,它的使命才算真正完成。

通过这套创作流程,去提高沟通效率。

3)协同办公。

第三个,是关于远程办公时的协同问题。

比如,为了准备年度演讲。整个10月份,我不出差,不去公司,闭关在家专心准备内容。

可是,在家,我要怎么和大家协同呢?

使用工具。当我需要任何信息时,我就在飞书文档里@相关同事。他会立刻收到通知。然后,他把我需要的信息,补充进文档,打个√表示完成,再继续工作。

每个人脑海中的信息,通过“用@集结,用√解散”的方式,协同起来,特别高效。

还有一些工具,解决的是更复杂的问题。

1)比如,合伙人制度。

合伙人制度,本质上来说,也是一种工具,它的作用之一是解决“人才流失”的问题。

从工业化时代到互联网时代,在公司价值创造中,人才的重要性越来越凸显。

比如,随着员工能力提升,薪酬制度已经留不住特别优秀的员工了。

这时候,一定会有人想出去单干。这就意味着你辛辛苦苦培养的人才,将来可能会成为你的竞争对手。

怎么办。为了解决“优秀的人才流失”这个问题,就出现了合伙人制度。

比如,我们熟悉的著名咨询公司麦肯锡,就是通过合伙人制度,主动把公司股份让给咨询顾问,让咨询顾问成为合伙人。和咨询顾问一起把蛋糕做大,留住优秀人才。

2)比如,最近几年很火的OKR。

OKR(Objectives and Key Results)即目标与关键成果法。

简单来说,O就是整个公司,团队,和个人,设立的目标(Objective)。

而KR,是衡量这些目标完成与否的关键结果(Key Results)。

比如,马上要开始新的一年了。你可能有很多想法,有几十上百件想做的事情。怎么办?

这时候,你就可以通过OKR来明确你的目标。先从海量的想法和事情中,找到你最想完成的O(目标)。

比如,2021年,我的三个O(目标)分别是:

O1:收入持续提升。

O2:影响力持续提升。

O3:团队战斗力持续提升。

然后再把这些目标分解成可追踪的关键结果。

以O2为例。可以把它分解成4个KR。

KR1:公众号订阅230万。

KR2:私域流量用户25万。

KR3:视频内容多平台周更。

KR4:成功举办“进化的力量·刘润年度演讲。

所以,OKR本质是把目标量化,它的作用在于明确和跟踪目标及目标的完成情况。

你可能听过一个比喻,OKR就像指南针。

指南针最重要的作用是什么,是让一个无法用数字考核的团队,通过层层分解的目标、关键任务,向同一个方向前行。

它就像一个指路灯,会时刻提醒你,你的目标是什么。

但是,它不解决绩效考核问题。

关于考核,或许可以借鉴谷歌、微软,包括发明OKR的英特尔采用的360度环评。

什么意思呢,就是你周围的人,包括你直属经理都会给你打分,最后加权算出一个得分。这个分数,决定了你的晋升,奖金,股票。

OKR关注目标管理,360度环评关注绩效。它们就像前行的两条腿,缺谁都会寸步难行。

最后的话

今天,我们分享了管理中可能需要的一些“工具”。

比如,协同工具。通过飞书、Teambition这种协同工具,尝试解决管理中的效率问题。

比如,合伙人制度,通过合伙人制度,解决“人才流失”的问题。

比如,OKR,解决的是目标管理的问题。通过层层分解的目标、关键任务,向同一个方向前行。

工具是为了解决特定问题。选对工具,善用工具,才能事半功倍。

祝福。


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Tags: 创新创业 商业模式创新

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